Informace pro zákazníky a obchodní partnery o zásadách při zpracování a ochraně osobních údajů

Pan Vladimír Kouba – CDS Brno (dále jen „CDS Brno“) v souvislosti s účinností nařízení Evropského Parlamentu a Rady EU č. 2016/67 (Obecné nařízení o ochraně osobních údajů, známé též pod zkratkou GDPR) přijal tyto zásady zpracování osobních údajů.
Jejich cílem je poskytnout všem fyzickým osobám, o nichž CDS Brno zpracovává jejich osobní údaje (subjekt či subjekty údajů), jasný a přehledný výčet zpracovávaných osobních údajů, informace za jakým účelem tak CDS Brno činí, na základě jakých právních důvodů a po jakou dobu jsou tyto osobní údaje zpracovávány, komu a proč jsou předávány, a zejména poskytnout fyzickým osobám přehledný výčet jejich práv a postupů, jak tyto práva mohou vůči CDS Brno nebo příslušným orgánům veřejné moci uplatnit.

1. Výčet subjektů, o nichž osobní údaje zpracováváme:
Zpracováváme osobní údaje:
• našich zákazníků, kteří využívají služby CDS Brno a kteří jsou vedeni v databázi klientů CDS Brno nebo pro které CDS Brno zajišťuje komplexní řešení pojistných událostí na základě plné moci udělené CDS Brno,
• potenciálních zákazníků, se kterými jednáme za účelem přípravy smlouvy (nabídka služeb, objednávka, klientské požadavky, posouzení stavu vozidla před započetím poskytování služeb atd.), ač k uzavření smlouvy nebo k přijetí nabídky doposud nedošlo (zpracování osobních údajů potenciálního zákazníka provádí CDS Brno i v případě, že jednání o uzavření smlouvy budou ukončena před jejím uzavřením a obchodní případ nebude realizován), či dalších osob, které se mají podílet na poskytování služeb zákazníkům,
• našich smluvních partnerů a dodavatelů, kteří nám poskytují své služby, provádějí dílo nebo jeho dílčí části či dodávají CDS Brno své výrobky,
• uchazečů o zaměstnání, kteří nás kontaktovali a projevili zájem o zaměstnání v CDS Brno,
• zájemců o služby CDS Brno, kteří nás kontaktovali prostřednictvím e-mailu, telefonu, položili nám dotaz na našich webových stránkách nebo s námi komunikovali za použití jiných elektronických prostředků.
CDS Brno osobní údaje shora uvedených fyzických osob (jinak také subjektů údajů dle GDPR) zpracovává jako správce osobních údajů, neboť si volí účely a prostředky zpracování a odpovídá za to, že prováděné zpracování je v souladu se zásadami a postupy GDPR.

2. CDS Brno v rámci své činnosti zpracovává tyto osobní údaje:
• identifikační údaje: umožňující identifikovat osobu, se kterou komunikujeme nebo poskytujeme naše služby, například: jméno, příjmení, bydliště, sídlo nebo místo podnikání, datum narození, IČO, DIČ, název obchodní firmy, jde-li o naše zákazníky nebo obchodní partnery,
• kontaktní údaje: umožňující nám se s vámi spojit, zejména e-mailovou adresu, číslo telefonu, mobilního telefonu, IP adresu, doručovací adresu atd.,
• údaje, které vytváříte svou aktivitou: tyto osobní údaje získáváme na základě komunikace s vámi a prostřednictvím poskytování našich služeb,
• osobní údaje vyplývající z navázaného smluvního vztahu a poskytování služeb (údaje o uzavřených smlouvách, nabídkách, objednávkách, druhu prováděných nebo ukončených služeb, platební historii, změnách smluv, zákaznických požadavcích, reklamacích vad, apod.),
• osobní údaje nezbytné pro komplexní řešení pojistných událostí na základě požadavků zákazníků (např. údaje řidičského průkazu, údaje o pojištění vozidla a o pojištěnci, údaje záznamu o dopravní nehodě, registrační značka vozidla atd.),
• osobní údaje získané na základě komunikace mezi CDS Brno a fyzickou osobou (IP adresa, písemné zápisy z osobní komunikace, písemná a elektronická komunikace, atd.).

3. CDS Brno má následující zákonné důvody pro zpracování vašich osobních údajů:
Protože v rámci naší činnosti shromažďujeme shora uvedené osobní údaje, má CDS Brno postavení správce osobních údajů a je povinné se při jejich zpracování řídit platnými právními předpisy, zejména jde o nařízení EU 2016/679 – obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR).
Vámi poskytnuté osobní údaje jsme oprávněni zpracovávat bez udělení souhlasu, protože jejich zpracování je nezbytné pro:
a. splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je zákazník nebo smluvní partner či dodavatel, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy nebo tvorbu nabídky na žádost či objednávku zákazníka,
b. zpracování osobních údajů nezbytných pro řešení pojistných událostí na základě požadavků zákazníků a předávání těchto údajů příslušným pojišťovnám, které provádějí likvidaci hlášených pojistných událostí,
c. pro splnění právních povinností, které se na CDS Brno vztahují (např. účetní a daňové předpisy, zákoník práce, povinnosti týkající se bezpečnosti a ochrany zdraví při práci atd.),
d. účely oprávněných zájmů CDS Brno – zejména pro účely vedení evidence minulých i stávajících zákazníků, evidence smluvních vztahů se zákazníky, smluvními partnery a dodavateli, daňové a účetní evidence, vyřizování reklamací zákazníků, zamezení protiprávního jednání vůči zákazníkům nebo vůči CDS Brno, vymáhání pohledávek nebo pro nabídku dalších služeb CDS Brno stávajícím zákazníkům.

4. Rozsah zpracování a doba zpracování osobních údajů:
Vaše osobní údaje vždy zpracováváme pouze v nezbytně nutném rozsahu dle druhu a povahy služeb, které vám poskytujeme nebo podle povahy obchodních vztahů se smluvními partnery a dodavateli a v rozsahu stanoveném právními předpisy, kterými jsme při naší činnosti vázáni.
Rozsah osobních údajů zpracovávaných o zákaznících, potenciálních zákaznících a smluvních partnerech a dodavatelích vyplývá z právních předpisů upravujících uzavírání kupních smluv a smluv o dílo či dalších obchodních závazků a z konkrétních parametrů a rozsahu služeb, které poskytujeme zákazníkům.
V ostatních případech zpracováváme pouze ty informace, které nám při komunikaci s CDS Brno sdělíte (obvykle jde o e-mailovou adresu, telefonní číslo, IČ podnikající fyzické osoby nebo identifikační údaje statutárních zástupců obchodních korporací, RZ motorového vozidla zákazníka, údaje řidičského průkazu a podobně).
Doba zpracování osobních údajů je dána především právními předpisy vztahujícími se na naši podnikatelskou činnost (zejména povinnost prokázat splnění daňových povinností a řádného vedení účetnictví atd.), podle nichž jsme povinni uchovávat dokumenty, ve kterých jsou uvedeny vaše osobní údaje.

Z tohoto důvodu osobní údaje:
• našich zákazníků zpracováváme po dobu 10 let od uzavření poslední platné smlouvy nebo od ukončení služeb pro zákazníky,
• potenciálních zákazníků zpracováváme po dobu 2 let od posledního kontaktu s nimi,
• našich smluvních partnerů a dodavatelů zpracováváme po dobu 10 let od uzavření poslední smlouvy s nimi nebo od posledního kontaktu s nimi,
• uchazečů o zaměstnání zpracováváme po dobu výběrového řízení,
• zájemců o služby CDS Brno zpracováváme po dobu 2 let od posledního kontaktu mezi námi a zájemcem.

5. Zdroj osobních údajů, které zpracováváme a subjekty, jimž zpracovávané osobní údaje předáváme:
Zpracováváme výhradně osobní údaje, které nám předáváte či které sami svou aktivitou vytváříte nebo z veřejně dostupných registrů, které provozují orgány veřejné správy.
Nezískáváme jakékoliv osobní údaje od třetích osob, nekupujeme žádné databáze osobních údajů ani jinak s osobními údaji neobchodujeme a naší databázi zákazníků nesdílíme s jinými subjekty.
Osobní údaje, které jsme od vás získali, předáváme výhradně subjektům, které pro nás zajišťují některé služby a dodávky za účelem realizace služeb CDS Brno pro zákazníky. Jedná se o:
• subjekty, poskytující CDS Brno účetní, daňové, personální, mzdové či právní služby,
• naše smluvní partnery a dodavatele, pokud osobní údaje nezbytně potřebují ke splnění smluvních či jiných právních povinností a závazků vůči CDS Brno, a to za účelem plnění závazků CDS Brno vůči zákazníkům nebo za účelem řešení vašich požadavků či reklamací,
• pojišťovny, se kterými na základě požadavků zákazníků jednáme za účelem řešení a likvidace pojistné události.
Osobní údaje nepředáváme či neprodáváme třetím osobám, neposkytujeme je příjemcům do jiných států. V rámci oprávnění stanoveného právními předpisy jsme povinni zpracovávané osobní údaje poskytnout na základě žádosti státním orgánům, soudům a státem určeným dohledovým orgánům, a to bez vašeho souhlasu.

6. Práva subjektu údajů v souvislosti se zpracováním osobních údajů:
• Máte právo požadovat po CDS Brno přístup ke svým osobním údajům za účelem zjištění rozsahu osobních údajů, které o vás zpracováváme. Obdržíte od nás písemně informaci o všech osobních údajích, které o vás zpracováváme. Práva ostatních subjektů údajů však nesmí být dotčena a vyřizování opakovaných žádostí shodného obsahu nebo žádostí zjevně obtěžujících a bezúčelných bude zpoplatněno částkou 500,- Kč za vyřízení každé takové žádosti.
• Máte právo požadovat po CDS Brno opravu svých osobních údajů. Jakékoliv nepřesné, či neaktuální osobní údaje na základě vašeho podnětu opravíme či doplníme.
• Máte právo požadovat po CDS Brno omezení zpracování svých osobních údajů ve vymezených případech, zejména pokud popíráte přesnost svých osobních údajů, uplatnili jste námitku proti zpracování vašich osobních údajů CDS Brno či odmítáte jejich výmaz z důvodů ochrany svých právních nároků či nesouhlasíte s jejich výmazem a požaduje namísto toho omezení zpracování svých osobních údajů.
• Máte právo požadovat po CDS Brno výmaz zpracovávaných osobních údajů (právo být zapomenut) v případech stanovených v GDPR. Za situace, kdy jsme na základě příslušných právních předpisů povinni vaše osobní údaje zpracovávat vám po tuto zákonnou dobu nebudeme moci vyhovět.
• Máte právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů v případě, že důvodem zpracování je oprávněný zájem CDS Brno. V tomto případě jsme povinni ukončit zpracování vašich osobních údajů, pokud závažné oprávněné důvody pro zpracování na straně CDS Brno nepřevažují nad vašimi zájmy nebo právy a svobodami (zejména pokud jsou osobní údaje nezbytné pro uplatnění či vymáhání již vzniklých nároků CDS Brno).
• Máte právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů v případě, že je zpracování prováděno pro účely přímého marketingu. Na základě vaší písemně uplatněné námitky bez zbytečného odkladu přestaneme vaše osobní údaje pro tento účel zpracovávat.
• Máte právo na přenositelnost svých osobních údajů zpracovávaných CDS Brno v případě, že je zpracování vašich osobních údajů založeno na smlouvě mezi námi, či její přípravě (tvorba nabídky, objednávky) nebo na základě vámi poskytnutého souhlasu a zpracování je prováděno automatizovaně při využití elektronických prostředků. Vaše osobní údaje vám předáme v běžném, strojově čitelném formátu nebo je předáme osobě, kterou určíte.

7. Způsob uplatnění práv vůči CDS Brno:
Vaše práva vztahující se ke zpracování osobních údajů vůči CDS Brno můžete uplatnit pouze písemně v listinné formě zasláním na adresu sídla nebo provozovny CDS Brno nebo osobním předáním panu Vladimíru Koubovi v jeho provozovně v běžné pracovní době.
Proto, abychom vaše osobní údaje nepředali třetí osobě, či s nimi neprovedli nedopatřením jinou nezákonnou operaci, je nezbytné, aby byl váš podpis na uplatnění práv úředně ověřen za účelem vaší identifikace, ledaže dojde k jeho osobnímu předání.
Na základě takto ověřené skutečnosti zaevidujeme vaše uplatnění práv a do 30ti dnů od přijetí vašeho požadavku vás budeme informovat o tom, jaká opatření jsme na základě
uplatnění práv přijali.
Dovolujeme si vás upozornit, že zjevně nedůvodné, opakované nebo nepřiměřené žádosti subjektů práv jsme oprávnění odmítnout či za jejich vyřízení uložit přiměřený poplatek (minimálně 500,- Kč) zohledňující administrativní náklady spojené s vyřízením této žádosti.

8. Právo podat stížnost u dozorového úřadu:
Máte právo podat stížnost proti zpracování vašich osobních údajů ze strany CDS Brno nebo pokud se domníváte, že CDS Brno neplní své povinnosti vztahující se k zpracování vašich osobních údajů, a to dozorovému orgánu v České republice, kterým je
Úřad pro ochranu osobních údajů.

Tyto informace o zásadách CDS Brno při zpracování a ochraně osobních údajů jsou platné od 25. května 2018